Kasdieniai pokalbiai su komanda, strategijų sesijos, savaitės veiksmų aptarimai, finansinės apžvalgos, metinės ir ketvirtinės ataskaitos, valdybos posėdžiai. Ar kada nors pagalvojote, kad jūsų darbotvarkėje yra per daug susitikimų?
Jei taip, jūs ne vieni. Remiantis Australijos technologijų bendrovės „Atlassian“ tyrimais, vidutinis darbuotojas kiekvieną mėnesį dalyvauja 62 susitikimuose ir pusę jų įvardija kaip laiko švaistymą. Įdarbinimo konsultacijų bendrovės „Salary“ surinkti apklausų duomenys rodo, kad specialistai susitikimus vertina kaip „produktyvumo žudikus“ – jie demotyvuoja, vargina ir atima iš mūsų vertingą darbo laiką.
Atėjus pandemijai reikalai tik pablogėjo. Anglijos nacionalinis ekonominių tyrimų biuras nustatė, kad dėl pandemijos nuotolinių susitikimų skaičius išaugo net 70 proc. – tai reiškia, kad reikia dar daugiau pastangų ir laiko, kad susikauptume darbe. Tačiau sutariama, kad susitikimai būtini, žinoma, jei organizuojami tinkamai. Kaip pabrėžia nuotolinio darbuotojų samdymo startuolio „Deel“ plėtros vadovė Vidurio ir Rytų Europoje Liina Laas, „užuot visiškai juos panaikinus, pagrindinis iššūkis yra pašalinti iš mūsų darbotvarkės nereikalingus susitikimus ir užtikrinti, kad komanda susitiktų produktyviai ir naudingai.“ Bet kaip tai padaryti?
Mažiau yra daugiau
Svarbu įsidėmėti du dalykus. Pirmasis yra kiekybinis, sutelkiant dėmesį į tai, kaip galime sumažinti nereikalingų susitikimų, užkemšančių mūsų darbo dieną, skaičių. Antrasis susijęs su kokybe, siekiant išsiaiškinti, kaip galime padaryti susitikimus kuo veiksmingesnius. Aptarkime pirmąjį.
Galioja sena gera tiesa: „mažiau yra daugiau“. Kaip galime tai įgyvendinti? Pasakyti „ne“ gali būti sunku, tačiau tai pirmas ir svarbiausias žingsnis, siekiant sumažinti nereikalingų susitikimų.
L. Laas rekomenduoja savo darbotvarkėje numatyti susitikimų dieną. „Užuot nuolat turėję susitikimų visą savaitę, – sako ji, – skirkite tam vieną ar kelias konkrečias dienas. Tai ne tik sumažins susitikimų skaičių, bet ir padės susisteminti darbo savaitę. Pavyzdžiui, man pirmadienis yra geriausias metas pasiruošti savaitei, o penktadienis – apmąstyti tai, kas nuveikta. Tad susitikimus geriau planuoti savaitės viduryje. Taip kiti irgi išmoksta gerbti jūsų ribas ir nerezervuoti susitikimų be tinkamo planavimo ir išankstinių įspėjimų.“
Žinoma, nepamirškime, kad susitikimai priklauso ne tik nuo jūsų, todėl labai svarbu su komanda susitarti dėl tinkamos dienos.
Kokybė, ne kiekybė
Nesvarbu, ar esate darbdavys, ar darbuotojas, kai kurie susitikimai yra tiesiog neišvengiami. Tokiais atvejais atkreipkite dėmesį į jų kokybę. Tai visų pirma apima susitikimų sutrumpinimą ir efektyvumą. Vadovai gali apriboti jų trukmę. Siekdami efektyvumo, pabandykite sumažinti dalyvaujančių žmonių skaičių. Geriausia, kad kiekvienas susitikime turėtų įgaliojimus priimti sprendimus, neieškodamas kitų pritarimo. Taip pat svarbu, kad visi žinotų aiškų susitikimo tikslą.
Remiantis „Harvard Business Review“ tyrimu, optimalus žmonių skaičius susitikime yra nuo penkių iki aštuonių. O kaip dėl trukmės? Akademinė nuomonė dėl idealaus susitikimo laiko ginčijama. Tačiau idealiu atveju jie turėtų trukti apie 30 minučių – būti trumpi ir koncentruoti.
Susitikimai taip pat turėtų turėti aiškią darbotvarkę – su ketinamomis aptarti temomis ir rezultatais, kurių tikimasi. Pasirūpinkite, kad dalyviams susitikimo darbotvarkė būtų parodyta iš anksto, kad jie turėtų laiko pasiruošti.
L. Laas teigimu, „nedalyvavimas susitikimuose ir informacijos slėpimas ne tik lemia prastos kokybės susitikimų rezultatus, bet ir gali sukelti nesusikalbėjimų komandose“. Ką tai reiškia? Tam, kad susitikimai iš tiesų turėtų prasmę, būtina užtikrinti, kad juose dalyvautų visi, kurių sprendimų tikimasi. Nebijokite reikšti savo nuomonės ir pasakyti, kai kas nors negerai.
Vadovaukitės šiais patarimais ir jūsų kalendorius ne tik bus lengviau planuojamas, bet ir susitikimai taps efektyvesni.
Renata Rimkutė
